各系：
2017届学生即将毕业，为了规范学生档案归档、转递流程，更加高效、有序地做好毕业生档案管理工作，现将有关事宜通知如下：
一、归档材料
2017届毕业班辅导员按照学生档案管理要求，将毕业生入学以来的相关资料整理入档。需要归档的材料包括：
1．高考考生纸质档案；
2．录取通知书；
3．学生体检表；
4．学籍变动材料；
5．获奖材料（系级及以上获奖证书复印件或证明材料）；
6．学生违纪处理和解除处分材料；
7．学生成绩总表（教务处提供并盖章，包括主修、选修的各门课程，实习、毕业论文或毕业设计的成绩）；
8．学生综合测评总表；
9．普通高等学校毕业生登记表（本表最后一页内容请各系完善后装进档案中）：
（1）辅导员意见栏：班主任、辅导员签写鉴定内容并签名；
（2）系（部）意见栏：盖“准予毕业”蓝色印章和“系（部）公章”；
（3）学院意见栏：由系上统一盖“准予毕业”蓝色印章后，系部秘书统一拿到党政办盖学院公章；
（4）毕业时间统填“2017年6月15日”。
10．毕业生实习鉴定表；
11．普通高等学校毕业生就业报到证（一式两联：彩色联发给学生，白色联装入档案）；
12．其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。
二、档案整理进度安排
1．6月10日前，以系（部）为单位到学院就业办公室领取学生档案专用袋、档案材料清单和档案密封签。
2．6月14日前，毕业班辅导员分类整理好学生档案。
3．6月18日，各系将检查合格后的档案密封，贴上档案密封签，盖上“重庆财经职业学院学生档案密封章”。
4．各系于6月30日前将密封好的档案以系为单位统一交相关部门。需要寄出的的毕业生档案交就业办公室（行政楼111室），不寄出的档案交学生处（行政楼106室）。
5．7月15日前，就业办公室通过重庆市邮政公司永川分公司寄出毕业生档案。除专升本学生和有特殊情况的学生外，毕业生档案原则上不自提，统一邮寄。
6．学生离校前，各系应通知学生在7月15日后至7月31日前，根据档案寄送单号（档案寄送单号由就业办公室提供给各系，并在学校就业信息网和学校官网上同时公布），向档案接收单位查询档案，发现档案未到，应告知学院就业办及时追踪了解档案去向。
三、档案整理要求：
1．各系整理学生档案的场所要安全，学生本人不能接触档案。
2．归档材料要完整、真实。在整理学生档案的过程中，不得涂改、添减、勾划、损坏档案材料，对档案材料的相关内容要注意保密。
3．档案袋封面填写要求：在档案袋上填写系（部）名称、班级、姓名、届别；在档案材料目录下粘贴打印好的档案材料清单，有材料的在备注栏内写明份数（只要填数字，不要写“份”字），数字一律用黑色签字笔填写，栏目中没有材料的写“无”，应该有材料而没有的写“缺”。
4．将档案材料整理后按封面材料清单顺序依次放入袋内。
5．档案分类要求：
（1）自提：专升本学生，除长江师范学院、重庆科技学院、重庆理工大学重庆人文科技学院等四所学校要求统一寄送外，其他学校一律由学生自己到系上领取，开学报到时交本科学校；其他需要自提档案的毕业生，需持单位开具的调档函或其他证明材料到系（部）办理自提手续并提取档案。系（部）在提交档案时，需在交学生处的《2017届毕业生档案交接表》的备注栏中明确注明“档案自提”。为防止档案丢失，请各系严格控制档案自提数量，尽量统一由学院转寄。
（2）转寄：2017届毕业生、2014级退学学生和升学到长江师范学院、重庆科技学院、重庆理工大学、重庆人文科技学院等四所学校的学生，档案交就业办公室统一寄送。
（3）交学生处：休学学生和暂缓毕业学生的档案，以系为单位统一交学生处保管。
6．各系（部）将毕业生档案移交学院就业办公室和学生处时，需分别提交《毕业生档案交接表》纸质表2份（表格在通知附件中下载，纸质表用A4纸打印，1份交相关部门，1份系部留存）。
（1）交给就业办公室的《毕业生档案交接表》纸质表，名单应与移交的档案一致（退学学生要在备注里注明“退学”，升学到第二师范学院的学生要在备注里注明“升学”）。
（2）交给学生处的《毕业生档案交接表》纸质表，除了休学学生和暂缓毕业学生的名单，还要列出专升本等自提档案的学生名字（休学学生，在备注里注明“休学”；暂缓毕业学生，在备注里注明的“暂缓毕业”；专升本等自提档案的，在备注里注明“档案自提”，并由学生本人签名）。
四、注意事项
1．各辅导员要提醒学生，务必高度重视毕业生档案在今后人生发展中的重要性，组织学生认真核实档案接收单位和就业单位，并让学生本人签字确认。
2．学生必须在7月30日前登录http://cqcfe.university-hr.cn/（学院就业信息网）查询邮寄单号，与当地档案管理部门联系弄清档案是否寄到。档案去向不明的，最迟在2017年9月30日前与就业办公室联系，以便及时弄清档案去向，避免造成档案遗失。
附件：毕业生档案交接表
学生处 招生就业处
2017年6月2日