各二级学院：
为更加规范、高效、有序地做好2021届毕业生档案归档和转寄工作，现将有关事宜通知如下：
一、归档材料
2021届毕业班辅导员按照学生档案管理要求，将毕业生入学以来的相关资料整理入档。需要归档的材料包括：
（一）高考考生纸质档案。
（二）录取通知书。
（三）学生体检表。
（四）学籍变动材料。
（五）获奖材料（院级及以上获奖证书复印件或证明材料）。
（六）学生违纪处理和解除处分材料。
（七）学生成绩总表（教务处提供并盖章，包括主修、选修的各门课程，实习、毕业论文或毕业设计的成绩）。
（八）学生综合测评总表。
（九）普通高等学校毕业生登记表（本表最后一页内容请各二级学院完善后装进档案中）。
1.辅导员鉴定栏：辅导员（班主任）签写鉴定内容并签名，落款时间在2021年6月26日之前10天左右，注意辅导员鉴定时间在二级学院之前；
2.二级学院意见栏：盖“准予毕业”蓝色印章和“二级学院党总支章”，落款时间在2021年6月26日，注意二级学院意见时间在辅导员鉴定落款时间之后；
3.学校意见栏：二级学院盖“准予毕业”蓝色印章，落款时间填写2021年7月1日，由二级学院秘书统一拿到党政办盖学校公章；
（十）毕业生实习鉴定表。
（十一）普通高等学校毕业生就业报到证（一式两联：彩色联发给学生，白色联装入档案）。
（十二）其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。
（十三）团籍档案。
二、工作进度安排
（一）6月16日前，以二级学院为单位到学校学生处领取学生档案目录和档案密封签。
（二）6月24日前，毕业班辅导员分类整理好学生档案。
（三）6月27日前，各二级学院组织人员对学生档案逐一进行检查，经检查合格后的档案贴上档案密封签，盖上“重庆财经职业学院学生档案密封章”。
（四）各二级学院于6月28日前将密封好的档案以二级学院为单位统一交相关部门。需要寄出的的毕业生档案由招生就业服务中心上门收取，不寄出的档案交学生处（明德楼128室）。
（五）7月1日前，招生就业服务中心寄出毕业生档案。除接收学校要求统一寄送档案的专升本学生和有特殊情况的学生外，毕业生档案原则上不自提，统一邮寄。
三、相关要求
（一）各二级学院整理学生档案的场所要安全，学生本人不能接触档案；
（二）归档材料要完整、真实。在整理学生档案的过程中，不得涂改、添减、勾划、损坏档案材料，对档案材料的相关内容要注意保密；
（三）档案袋封面填写要求：在档案袋上填写二级学院名称、班级、姓名、届别；在档案材料目录下粘贴打印好的档案材料清单，有材料的在备注栏内写明份数（只要填数字，不要写“份”字），数字一律用黑色签字笔填写，栏目中没有材料的写“无”，应该有材料而没有的写“缺”；
（四）将档案材料整理后按封面材料清单顺序依次放入袋内；
（五）档案分类处理：
1.统一寄送的档案。辅导员填写打印《2021届毕业生“寄送”档案交接表》（附件2）纸质表交至招生就业服务中心， A4纸打印2份，招就中心和二级学院各留存1份），名单按学号从低到高的顺序排列，移交的档案排列顺序应与名单顺序一致（退学学生要在备注栏注明“退学”，并写清档案接收区县）。
2.非统一寄送的档案。辅导员填写打印《2021届毕业生“非寄送”档案交接表》（附件3）纸质表交至学生处， A4纸打印2份，学生处和二级学院各留存1份），名单按学号从低到高的顺序排列。除包括休学、暂缓毕业等档案暂留存学校的名单，还应列出专升本等自提档案的学生名单（休学学生，在备注栏注明“休学”；暂缓毕业学生，在备注栏注明“暂缓毕业”；专升本等自提档案的，在备注栏注明“档案自提”，由学生本人签字按手印，写明领取时间,并附上学生本人身份证复印件，要求在上面写明“本人自提档案，一切责任后果自负”）。
为防止档案丢失，请各二级学院严格控制自提档案数量，尽量统一由学校统一转寄。仅限以下两类情况可以自提档案：
(1)本科学校明确声明不接收寄送档案的专升本学生档案由学生本人到二级学院领取档案，开学报到时学生本人将档案交到本科学校(若升学学校需邮寄，请联系招生就业服务中心刘老师)。
（2）其他需要自提档案的毕业生，须持单位开具的调档函或其他证明材料到二级学院办理自提手续并提取档案。
四、注意事项
（一）高度重视。树立档案工作无小事的思想，出现档案漏装、错装或寄送地址张冠李戴的，将按相关规定追求当事人责任。各二级学院要仔细填写《2021届毕业生档案总表》（附件1）电子表发学生处导入学工系统学生档案模板，确保所以毕业班的学生档案去向准确，各办理环节可追溯。
（二）严谨办理。辅导员要提醒学生，务必高度重视毕业生档案在今后人生发展中的重要性，组织学生认真核实档案接收单位和就业单位，并让学生本人签字确认。
（三）注意核查。二级学院通知学生必须在8月6日前登录学校就业信息网http://cqcfe.university-hr.cn/通知公告栏查询档案邮寄单号，跟踪档案寄达情况，同时向档案接收单位查询档案，发现档案未到的，应告知辅导员联系学院就业老师及时追踪了解档案去向。档案问题处理时间截止到9月30日，若因过时未查询档案而导致遗失问题均由学生本人负责，与学校无关。
附件：
1.2021届毕业生档案总表（此电子表发学生处）
2.2021届毕业生“寄送”档案交接表（纸质交招就中心）
3.2021届毕业生“非寄送”档案交接表（纸质交学生处）
学生处 招生就业服务中心
2021年6月9日
