各系：

2018届学生即将毕业，为了规范学生档案归档、转递流程，更加高效、有序地做好毕业生档案管理工作，现将有关事宜通知如下：

一、归档材料

2018届毕业班辅导员按照学生档案管理要求，将相关资料整理入档。需要归档的材料包括：

1．高考考生纸质档案；

2．录取通知书；

3．学生体检表；

4．学籍变动材料；

5．获奖材料（系级及以上获奖证书复印件或证明材料）；

6．学生违纪处理和解除处分材料；

7．学生成绩总表（教务处提供并盖章，包括主修、选修的各门课程，实习、毕业论文或毕业设计的成绩）；

8．学生综合测评总表；

9．普通高等学校毕业生登记表（本表最后一页内容请各系完善后装进档案中）：

（1）辅导员意见栏：班主任、辅导员签写鉴定内容并签名；

（2）系（部）意见栏：盖“准予毕业”蓝色印章和“系（部）公章”；

（3）学院意见栏：由系上统一盖“准予毕业”蓝色印章后，系部秘书统一拿到党政办盖学院公章；

（4）毕业时间统填“2018年7月1日”。

10．毕业生实习鉴定表；

11．普通高等学校毕业生就业报到证（一式两联：彩色联发给学生，白色联装入档案）；

12．入党积极分子考察材料等其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。

二、档案整理进度安排

1．6月20日前，以系（部）为单位到学院就业办公室领取学生档案专用袋、档案材料清单和档案密封签。

2．6月24日前，毕业班辅导员分类整理好学生档案。

3．6月28日，各系将检查合格后的档案密封，贴上档案密封签，盖上“重庆财经职业学院学生档案密封章”。

4．各系于6月30日前将密封好的档案以系为单位统一交相关部门。需要寄出的的毕业生档案交就业办公室（行政楼111室），不寄出的档案交学生处（行政楼106室）。

5．7月15日前，就业办公室寄出毕业生档案。除接收学校要求统一寄送档案的专升本学生和有特殊情况的学生外，毕业生档案原则上不自提，统一邮寄。

6．学生离校前，各系应通知学生在7月15日后至7月31日前，根据档案寄送单号（档案寄送单号由就业办公室提供给各系，并在学校就业信息网和学校官网上同时公布），向档案接收单位查询档案，发现档案未到，应告知学院就业办及时追踪了解档案去向。

三、档案整理要求

1．各系整理学生档案的场所要安全，学生本人不能接触档案。

2．归档材料要完整、真实。在整理学生档案的过程中，不得涂改、添减、勾划、损坏档案材料，对档案材料的相关内容要注意保密。

3．档案袋封面填写要求：在档案袋上填写系（部）名称、班级、姓名、届别；在档案材料目录下粘贴打印好的档案材料清单，有材料的在备注栏内写明份数（只要填数字，不要写“份”字），数字一律用黑色签字笔填写，栏目中没有材料的写“无”，应该有材料而没有的写“缺”；在姓名下方写上联系电话，以便档案接收单位收到档案后与学生联系。

4．将档案材料整理后按封面材料清单顺序依次放入袋内。

5．档案分类要求：

（1）自提：专升本学生，除长江师范学院、重庆科技学院、重庆理工大学重庆人文科技学院等四所学校要求统一寄送外，其他学校一律由学生自己到系上领取，开学报到时交本科学校；其他需要自提档案的毕业生，需持单位开具的调档函或其他证明材料到系（部）办理自提手续并提取档案。系（部）在提交档案时，需在交学生处的《2018届毕业生档案交接表》(见附件）的备注栏中明确注明“档案自提”。为防止档案丢失，请各系严格控制档案自提数量，尽量统一由学院转寄。

（2）转寄：2018届毕业生、2015级退学学生和升学到长江师范学院、重庆科技学院、重庆理工大学、重庆人文科技学院等四所学校的学生，档案交就业办公室统一寄送。

（3）交学生处：休学学生和暂缓毕业学生的档案，以系为单位统一交学生处保管。

6．各系（部）将毕业生档案移交学院就业办公室或学生处时，需分别提交《2018届毕业生档案交接表》纸质表2份（表格在通知附件中下载，纸质表用A4纸打印，1份交相关部门，1份系部留存）。

（1）辅导员提交至就业办公室的《2018届毕业生档案交接表（交就业办）》纸质表，名单按学号从低到高的顺序排列，移交的档案排列顺序应与名单顺序一致（退学学生要在备注栏注明“退学”，并写清档案接收区县；升学的学生要在备注栏注明“升学”,并写明升学院校名称）。

（2）系部统一提交至学生处的《2018届毕业生档案交接表（交学生处）》纸质表，名单按学号从低到高的顺序排列，除了休学学生、暂缓毕业等档案暂留存学校的名单，还应列出专升本等自提档案的学生名单（休学学生，在备注栏注明“休学”；暂缓毕业学生，在备注栏注明“暂缓毕业”；专升本等自提档案的，在备注栏注明“档案自提”，由学生本人签字按手印，写明领取时间,并附上学生本人身份证复印件，要求在上面写明“本人自提档案，一切责任后果自负”。）。 

四、注意事项

1．各辅导员要提醒学生，务必高度重视毕业生档案在今后人生发展中的重要性，组织学生认真核实档案接收单位和就业单位，并让学生本人签字确认。

2．学生必须在2018年8月1日至9月30日之间登录学院就业信息网http://cqcfe.university-hr.cn/查询邮寄单号，与当地档案管理部门联系弄清档案是否寄到。档案去向不明的，最迟在2018年9月30日前与就业办公室联系，以便及时弄清档案去向，避免造成档案遗失。

 

附件：2018届毕业生档案交接表   

 

 

学生处  招生就业处

2018年6月7日