各系：

2019届学生即将毕业，为了规范学生档案归档、转递流程，更加高效、有序地做好毕业生档案管理工作，现将有关事宜通知如下：

一、归档材料

2019届毕业班辅导员按照学生档案管理要求，将毕业生入学以来的相关资料整理入档。需要归档的材料包括：

1．高考考生纸质档案；

2．录取通知书；

3．学生体检表；

4．学籍变动材料；

5．获奖材料（系级及以上获奖证书复印件或证明材料）；

6．学生违纪处理和解除处分材料；

7．学生成绩总表（教务处提供并盖章，包括主修、选修的各门课程，实习、毕业论文或毕业设计的成绩）；

8．学生综合测评总表；

9．普通高等学校毕业生登记表（本表最后一页内容请各系完善后装进档案中）：

（1）辅导员鉴定栏：辅导员（班主任）签写鉴定内容并签名，落款时间在2019年6月20日-2019年6月27日，注意辅导员鉴定时间在系部之前；

（2）系部意见栏：盖“准予毕业”蓝色印章和“系（部）公章”，落款时间在2019年6月20日-2019年6月27日，注意系部意见时间在辅导员鉴定落款时间之后；

（3）学院意见栏：系上盖“准予毕业”蓝色印章，落款时间填写2019年6月28日，由系部秘书统一拿到党政办盖学院公章；

10．毕业生实习鉴定表；

11．普通高等学校毕业生就业报到证（一式两联：彩色联发给学生，白色联装入档案）；

12．其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。

二、档案整理进度安排

1．6月14日前，以系（部）为单位到学院就业办公室领取学生档案目录和档案密封签。

2．6月24日前，毕业班辅导员分类整理好学生档案。

3．6月27日，各系将检查合格后的档案密封，贴上档案密封签，盖上“重庆财经职业学院学生档案密封章”。

4．各系于6月28日前将密封好的档案以系为单位统一交相关部门。需要寄出的的毕业生档案交就业办公室（明德楼205室），不寄出的档案交学生处（明德楼128室）。

5．7月15日前，就业办公室寄出毕业生档案。除接收学校要求统一寄送档案的专升本学生和有特殊情况的学生外，毕业生档案原则上不自提，统一邮寄。

6．学生离校前，各系应通知学生在7月15日后至7月31日前，根据档案寄送单号（档案寄送单号由就业办公室提供给各系，并在学校就业信息网和学校官网上同时公布），向档案接收单位查询档案，发现档案未到，应告知学院就业办及时追踪了解档案去向。问题处理时间截止到9月30日，若因过时未查询档案而导致遗失问题均由学生本人负责，与学校无关。

三、档案整理要求

1．各系整理学生档案的场所要安全，学生本人不能接触档案。

2．归档材料要完整、真实。在整理学生档案的过程中，不得涂改、添减、勾划、损坏档案材料，对档案材料的相关内容要注意保密。

3．档案袋封面填写要求：在档案袋上填写系（部）名称、班级、姓名、届别；在档案材料目录下粘贴打印好的档案材料清单，有材料的在备注栏内写明份数（只要填数字，不要写“份”字），数字一律用黑色签字笔填写，栏目中没有材料的写“无”，应该有材料而没有的写“缺”。

4．将档案材料整理后按封面材料清单顺序依次放入袋内。

5．档案分类要求：

（1）自提：专升本学生，除四川外国语大学、长江师范学院、重庆科技学院、重庆理工大学、重庆人文科技学院、重庆邮电大学等六所学校要求统一寄送外，其他学校一律由学生自己到系上领取，开学报到时交本科学校；其他需要自提档案的毕业生，需持单位开具的调档函或其他证明材料到系（部）办理自提手续并提取档案。系（部）在提交档案时，需在交学生处的《2019届毕业生档案交接表》(见附件）的备注栏中明确注明“档案自提”。为防止档案丢失，请各系严格控制档案自提数量，尽量统一由学院转寄。

（2）四川外国语大学、长江师范学院、重庆科技学院、重庆理工大学、重庆人文科技学院、重庆邮电大学等六所学校的学生，档案交就业办公室统一寄送。

（3）交学生处：休学学生和暂缓毕业学生的档案，以系为单位统一交学生处保管。

6．各系（部）将毕业生档案移交学院就业办公室或学生处时，需分别提交《2019届毕业生档案交接表》纸质表2份（表格在通知附件中下载，纸质表用A4纸打印，1份交相关部门，1份系部留存）。

（1）辅导员提交至就业办公室的《2019届毕业生档案交接表（交就业办）》纸质表，名单按学号从低到高的顺序排列，移交的档案排列顺序应与名单顺序一致（退学学生要在备注栏注明“退学”，并写清档案接收区县；升学的学生要在备注栏注明“升学”,并写明升学院校名称）。

（2）系部统一提交至学生处的《2019届毕业生档案交接表（交学生处）》纸质表，名单按学号从低到高的顺序排列，除了休学学生、暂缓毕业等档案暂留存学校的名单，还应列出专升本等自提档案的学生名单（休学学生，在备注栏注明“休学”；暂缓毕业学生，在备注栏注明“暂缓毕业”；专升本等自提档案的，在备注栏注明“档案自提”，由学生本人签字按手印，写明领取时间,并附上学生本人身份证复印件，要求在上面写明“本人自提档案，一切责任后果自负”。）。

四、注意事项

1．各辅导员要提醒学生，务必高度重视毕业生档案在今后人生发展中的重要性，组织学生认真核实档案接收单位和就业单位，并让学生本人签字确认。

2．学生必须在7月30日前登录http://cqcfe.university-hr.cn/

（学院就业信息网）通知公告栏查询邮寄单号，并与当地档案管理部门联系弄清档案是否寄到。档案去向不明的，请及时与就业办联系，超出 2019年9月30日视为档案邮寄无问题，逾期出现档案遗失等任何问题，由学生自身承担，与学校无关。

 

附件：2019届毕业生档案交接表   

 

 

学生处  招生就业处

2019年6月10日